مكتب العميد
- يتم وبشكل يومي اكمل الاعمال الادارية الخاصة بمكتب العميد من ادخال البريد الوارد والاجابة على الكتب التي تتطلب الاجابة عنها من قبل المكتب وفي الوقت المحدد
- يتم بشكل متواصل ويومي توزيع البريد الوارد الى مكتب العميد بعد ان يتم تهميشه من قبل السيد العميد الى الاقسام العلمية ووحدات وشعب الكلية الادارية والعلمية .
- متابعة الكتب التي تتطلب اجابات من وحدات وشعب الكلية للتأكد من انجازها وارسالها الى الجهة المعنية في رئاسة الجامعة..
- اضفاء ترتيبات جديدة للملفات الخاصة بالمكتب بين فترة واخرى (ملفات الصادرة والواردة) والتي تم اعادة تنظيمها خلال الاعوام السابقة
- تم وبصورة مستمرة ارشفة الكتب الجديدة الواردة الى مكتب السيد العميد والصادرة عنه الكترونياً.
- متابعة العمل مع السيد العميد من اجل انجاز العمل اولاً بأول.
- استقبال المراجعين من داخل وخارج الكلية ومتابعة طلباتهم مع السيد العميد.
- يعمل مكتب العميد كحلقة وصل بين مكاتب السيد العميد للشؤون العلمية والادارية من اجل انجاز العمل بصورة جيدة وصحيحة ، وكذلك تواصل المكتب مع الاقسام العلمية والوحدات والشعب العلمية والادارية في الكلية وابلاغهم بكافة التعليمات الصادرة من قبل السيد العميد.
القلم السري
- – الحرص على ادخال جميع الكتب الواردة الى القلم السري وارسال نسخ من المصادقات للسيد امين مجلس الكلية والسيد المعاون العلمي لغرض اصدار الاوامر المتعلقة بفقرات مجلس الكلية والتي تم المصادقة عليها من قبل مجلس الجامعة .
- الاجابة على الكتب التي تتطلب اجابة في الوقت المحدد.
- يقوم مسؤول القلم السري الذي يعمل كحلقة وصل ترتبط باللجان العلمية والقانونية في الكلية بمتابعة الكتب التي تتطلب اجابة من قبلهم لغرض ايصال الكتب التي تمت الاجابة عليهم الى الجهة المعنية في رئاسة الجامعة في الوقت المحدد .
- يتم متابعة الكتب المهمشة من قبل السيد العميد الى مجلس الكلية من اجل الحرص على ادخالها الى مجلس الكلية في الجلسة التي تلي تاريخ التهميش.
- متابعة جميع الاعمال الخاصة بمجلس الكلية مع السيد أمين سر القلم السري من اجل انجازها في الوقت المحدد
- حفظ جميع محاضر مجلس الكلية والمصادقات بصورة منظمة ومتسلسلة
- الاهتمام بتنظيم ملفات الحفظ الخاصة بالقلم السري لجعل العمل يسري بصورة سلسلة ومنظمة ومتسلسلة من حيث التواريخ والتصنيف.
- يتم ارشفة كل ما يخص القلم السري بصورة دورية ومستمرة حيث يتم حفظ نسخة الكترونية لدى السيد العميد ونسخة لدى مسؤول القلم السري .
