• الحرص على ادخال جميع الكتب الواردة الى القلم السري وارسال نسخ من المصادقات للسيد امين مجلس الكلية والسيد المعاون العلمي لغرض اصدار الاوامر المتعلقة بفقرات مجلس الكلية والتي تم المصادقة عليها من قبل مجلس الجامعة .
  • الاجابة على الكتب التي تتطلب اجابة في الوقت المحدد.
  • يقوم مسؤول القلم السري الذي يعمل كحلقة وصل ترتبط باللجان العلمية والقانونية في الكلية بمتابعة الكتب التي تتطلب اجابة من قبلهم لغرض ايصال الكتب التي تمت الاجابة عليهم الى الجهة المعنية في رئاسة الجامعة في الوقت المحدد .
  • يتم متابعة الكتب المهمشة من قبل السيد العميد الى مجلس الكلية من اجل الحرص على ادخالها الى مجلس الكلية في الجلسة التي تلي تاريخ التهميش.
  • متابعة جميع الاعمال الخاصة بمجلس الكلية مع السيد أمين سر القلم السري من اجل انجازها في الوقت المحدد
  • حفظ جميع محاضر مجلس الكلية والمصادقات بصورة منظمة ومتسلسلة
  • الاهتمام بتنظيم ملفات الحفظ الخاصة بالقلم السري لجعل العمل يسري بصورة سلسلة ومنظمة ومتسلسلة من حيث التواريخ والتصنيف.
  • يتم ارشفة كل ما يخص القلم السري بصورة دورية ومستمرة حيث يتم حفظ نسخة الكترونية لدى السيد العميد ونسخة لدى مسؤول القلم السري .