هي الجهة التي تهتم باجتماعات مجلس الكلية وتتكون من العميد ومعاون العميد للشؤون العلمية و معاون العميد للشؤون الإدارية ورؤساء الاقسام العلمية والمقررين وتقوم بتنظيم عقد اجتماعات مجلس الكلية وإعداد جدول ألاعمال فضلا عن مناقشة الامور الاتية:
🔹 الرؤية
تعزيز دور مجلس الكلية كجهة عليا لصنع القرار الأكاديمي والإداري من خلال أمانة منظمة وفاعلة تضمن دقة التوثيق وسرعة الإنجاز.
🔹 الرسالة
تقديم الدعم الإداري والفني لمجلس الكلية عبر تنظيم الاجتماعات، وإعداد الجداول والمحاضر، وتوثيق القرارات ومتابعة تنفيذها، بما يسهم في الارتقاء بمستوى العمل الأكاديمي والإداري وخدمة المجتمع الجامعي.
🔹 الأهداف
- تنظيم عمل مجلس الكلية بشكل منهجي ودقيق.
- ضمان توثيق وحفظ قرارات وتوصيات المجلس وفق معايير رسمية.
- تسهيل عملية التواصل بين المجلس والأقسام والشعب والوحدات.
- المتابعة المستمرة لتنفيذ القرارات الصادرة عن المجلس.
- المساهمة في رفع كفاءة العمل المؤسسي من خلال الدعم الإداري والفني.
🔹 المهام
- إعداد جداول أعمال اجتماعات مجلس الكلية بالتنسيق مع عمادة الكلية.
- توجيه الدعوات الرسمية لأعضاء المجلس لحضور الاجتماعات.
- توثيق محاضر الجلسات بدقة وحفظها في سجلات رسمية.
- متابعة تنفيذ قرارات وتوصيات المجلس مع الأقسام والوحدات ذات العلاقة.
- إعداد التقارير الدورية حول أعمال المجلس ورفعها إلى عمادة الكلية.
- حفظ وتنظيم الملفات والوثائق الخاصة بالمجلس بطريقة آمنة ومنظمة.
- تقديم الدعم اللوجستي والإداري لإنجاح اجتماعات المجلس.
- إعداد محضر مجلس الكلية الذي يتضمن كل ما تم مناقشته في جلسة المجلس ، أو إقراره ، أو تعديله ، أو رفضه مما ورد في فقرات جدول الأعمال ، و عرض المحضر على السيد العميد (رئيس المجلس) للتوقيع عليه ، و من ثم إرساله إلى أمانة مجلس الجامعة للتصديق عليه .
- إبلاغ رؤساء الأقسام و المعاون العلمي و المعاون الإداري بالتصديق على محضر مجلس الكلية عند وروده من أمانة مجلس الجامعة للبدء بتنفيذ ما تم أقراره و التصديق عليه .
- توثيق محاضر مجالس أقسام الكلية و استحصال موافقة العميد (رئيس المجلس) عليها ، وإحالة المواضيع التي تحتاج إلى موافقة مجلس الجامعة إلى أمانة مجلس الجامعة من أجل عرضها على أعضاء مجلس الجامعة و اتخاذ القرار المناسب بشأنها .
- متابعة تنفيذ قرارات مجلس الكلية .